เชื่อว่าปัญหาสุดคลาสสิกปัญหาหนึ่งเวลาการเปิดการใช้งาน google sheets คือ การที่เรามีข้อมูลหลายประเภทปะปนกันอยู่ในช่อง (คอลัมภ์) เดียวกันเช่นแบบนี้

หากเรามีความจำเป็นต้องทำการแยกชื่อ และนามสกุลออกจากกันให้เป็นคนละช่องนั้น หากเป็นก่อนหน้านี้ เราก็คงต้องมาค่อย ๆ กดที่ละชื่อ เพื่อทำการ copy หรือ cut แล้วไปวางในช่องหลัง หากมีแค่ 10 รายชื่อคงไม่เป็นไรกระมัง แต่ลองคิดว่าหากมีชื่อสัก 50, 100 หรือ หลายร้อยหลายพันชื่อสิเราจะทำยังไง เสียเวลาเป็นวัน ๆ เป็นแน่แท้

แต่ปัญหาเหล่านั้นจะหมดไป

เมื่อคุณรู้จักกับ function “Split text to columns” ซึ่งจะช่วยให้เราแยกข้อมูลออกเป็นหลายช่องได้เพียงไม่กี่คลิ๊กเท่านั้น มาดูกันว่าทำอย่างไร

  1. ทำการ select คลุมเลือกที่ช่องที่เราต้องการ หรือคอลัมภ์ที่เราต้องการ
  2. ไปที่แถบเครื่องมือแล้วหาคำว่า “Data”
  3. เลื่อนลงมาด้านล่าง มองหาคำว่า “Split text to columns”
  4. จากนั้นระบบจะให้เลือกว่าจะใช้อะไรเป็นตัวแบ่งข้อความโดยสามารถเลือกเป็น Detect Automatically, Comma, Semicoron, Period, Space หรือ Custom ซึ่งเราสามารถใส่เข้าไปเองได้
  5. ตามตัวอย่างสังเกตุว่าระหว่างชื่อและนามสกุลจะมีช่องว่างอยู่ 1 ช่อง ผมจึงเลือกเป็น Space (แต่หากระหว่างชื่อมีเว้นวรรค 2 อัน ระบบจะมองว่าต้องแยกออกไปอีก 2 คอลัมภ์นะครับ)
  6. เพียงเท่านี้เป็นอันเสร็จพิธี

หวังว่าเคล็ดลับง่าย ๆ แบบนี้น่าจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นสะดวก และประหยัดเวลาได้มากยิ่งขึ้นนะครับ

กดถูกใจเพื่อให้กำลังใจเราด้วยนะครับ


Leave a Reply

Your email address will not be published.