สวัสดีครับทุกท่าน

จริง ๆ สืบเนื่องจากที่บริษัท เลี่ยนอุดม จำกัด หรือ Lianudom Digital Group (LDG) ของเราได้รับรองมาตรฐานการพัฒนาซอฟต์แวร์ระดับสากล ISO29110 เป็นที่เรียบร้อยแล้วนั้น บริษัทเราเองก็ต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานให้เป็นมาตรฐานมากขึ้นเช่นกันครั้นจะเก็บข้อมูลลงกระดาษไว้เหมือนเดิมก็คงจะยุ่งยากในกระบวนการทำงานพอสมควร วันนี้จึงอยากมาแนะนำเครื่องมือที่เราใช้กันภายในบริษัทฯ เผื่อจะเป็นประโยชน์กับทางผู้อ่าน หรือบริษัทฯ SMEs ที่กำลังมองหาเครื่องมือต่าง ๆ ในการบริหารองค์กรครับ

Email & Collaborative Documents

Google Workspace

บริษัทของเราเลือกใช้งาน Google WorkSpace ด้วยเหตุผลว่า มีความคุ้นเคยกับการใช้งาน Google Service อยู่แล้ว ไม่ว่าจะเป็น Gmail / Google Documents / Google Forms รวมไปถึงมั่นใจในระบบการรักษาความปลอดภัยของ Google อีกด้วย โดยที่ตัวแผนที่เราเลือกใช้นั้นเป็นค่าบริการ 12 USD / Month / Account ซึ่งจะเห็นว่ามีราคาที่ค่อนข้างสูง แต่จริงๆ แล้วในช่วงเริ่มต้นขององค์กรนั้นเราสามารถเลือกใช้แผน 6 USD / Month / Account ได้ครับ แตกต่างกันเรื่องของพื้นที่ที่ Google มีให้เราใช้นั่นเอง

File Storages

ในแง่ของการจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ นั้น ปกติเราคงจะมีการจัดเก็บกันในเครื่องคอมพิวเตอร์ หรือใน External Harddisk กันอยู่แล้ว แต่หลังจากที่บริษัทเคยมีประสบการณ์ไม่ดีเกี่ยวกับการจัดเก็บรักษาตัว External HD ไม่ดีพอ หรือแม้กระทั่งคอมพิวเตอร์หาย ติดไวรัส ติดมัลแวร์ต่าง ๆ ก็อาจจะทำให้ไฟล์ที่เราจัดเก็บเอาไว้หายไป ซึ่งนั่นทำให้กระทบกับการทำงานเป็นอย่างมาก ดังนั้นทางบริษัทจึงได้มีการวางแผนใหม่เกี่ยวกับการจัดเก็บไฟล์ต่าง ๆ ในรูปแบบออนไลน์โดยเลือกใช้บริการกับผู้ให้บริการดังนี้

Google Drive

เป็นบริการที่คุ้นเคยเป็นอย่างดี ใช้งานง่าย คุ้นเคย และจัดการสิทธิในการเข้าถึงได้อย่างสะดวกเป็นอย่างมาก เชื่อว่าหลาย ๆ ก็ใช้งานอยู่แล้ว

Microsoft One Drive for Business

เป็นอีกหนึ่งทางเลือกที่เราเลือกใช้สำหรับเก็บไฟล์ของโปรเจ็คที่ได้ทำการปิดโครงการ หรือส่งงานไปแล้ว (เรียกว่าเป็นส่วนของไฟล์ที่ไม่ค่อยได้เรียกใช้งาน) สาเหตุหลัก ๆ ที่เลือกใช้คือ ราคาค่อนข้างประหยัดและให้พื้นที่เยอะ แต่มีข้อเสียเล็ก ๆ สำหรับสาย Google คือ หน้าตาไม่คุ้น และ User Experience ค่อนข้างแตกต่างกับ Google เป็นอย่างมาก ทำให้ต้องใช้เวลาในการปรับตัวค่อนข้างมากทั้งในแง่ของ Admin และผู้ใช้งานทั่วไป

Customer Relations Management (CRM)

Freshsales Suite

ระบบการบริหารความสัมพันธ์ (ที่ดี) กับลูกค้า นั้นทางเราลองผิดลองถูกกันมามากครับ เลือกใช้มาเกือบทุกระบบ แต่ส่วนใหญ่จะเป็น Software as a Service นะครับ จึงไม่ได้ลงทุนเงินจำนวนมากไป แต่ที่เสียไปเยอะ ๆ แน่ ๆ คือเวลาในการเรียนรู้และศึกษากระบวนการใช้งานต่าง ๆ ของแต่ละระบบมากกว่า แต่แล้วสืบเนื่องจากช่วงที่ทางทีมงานเข้าไปทำระบบ TPHS และ SHABA นั้นมีโอกาสได้ใช้งานระบบหนึ่งของ Freshwork นั้นคือ FreshChat ซึ่งทำงานได้เป็นอย่างดี จึงรู้สึกประทับใจแล้วทดลองใช้งาน Freshsales Suite และหลังจากได้ทดลองใช้งานถือว่าเป็นระบบการจัดการติดต่อกับลูกค้าได้เป็นอย่างดีมาก ๆ ทีเดียว ไม่ว่าจะเป็นการบันทึกประวัติการติดต่อกับลูกค้าแต่ละราย ช่องทางการรับการติดต่อ การแจ้งเตือนต่าง ๆ นอกจากนั้นยังสามารถสร้าง กฏ สำหรับทำ Sales Automation ได้อีกด้วย ที่สำคัญราคาไม่แรงมากใช้กับทีม Sale ไม่ใหญ่ได้อย่างสบาย ๆ

Accounting

FlowAccount

บริษัทของเราเลือกใช้งานระบบ Cloud based Accounting System ของ FlowAccount ซึ่งถือว่าเป็นระบบของคนไทยที่ทำระบบบัญชีมาได้อย่างดีและเข้าใจผู้ใช้งานชาวไทย ระบบบัญชีไทย และสรรพากรของไทยมาก ๆ แต่ก่อนที่จะมาเลือกใช้งานระบบของ FlowAccount นั้นทางบริษัทก็ได้มีการใช้งานระบบ Word / Excel มาแล้วซึ่งไม่สะดวกในการใช้งานรวมถึงการทำสรุปข้อมูลและส่งต่อให้บัญชียากมาก รวมไปถึงทดลองเปิดใช้งานกับระบบบัญชีของต่างประเทศเจ้าใหญ่ ๆ แล้วที่มีสำนักงานบัญชีในเมืองไทยรับจัดการอยู่ซึ่งหลังจากทดลองใช้แล้วพบว่าบริษัทของเรานั้นอาจจะยังไม่สามารถใช้งานระบบใหญ่ขนาดนั้นได้เต็มการทำงาน จึงยกเลิกไปแล้วมาใช้งาน FlowAccount ในที่สุด

Collaborative System

Notion

ระบบนี้เป็นระบบที่เพิ่งเข้ามาเพิ่มเติมช่วงหลังซึ่งเข้ามามีส่วนช่วยในการบันทึกข้อมูลในการทำงานด้านต่าง ๆ ได้เป็นอย่างดี ซึ่งเราใช้ในกระบวนการทำเอกสารเพื่อรองรับมาตรฐานของ ISO29110 ซึ่งเน้นเรื่องกระบวนการที่สามารถ Track & Trace และมีหลักฐานได้เป็นอย่างดี อีกทั้งยังมี Template ให้เลือกในการจัดการแต่ละเรื่องหลากหลายมาก ทำให้ค่อนข้างคล่องตัวในการจัดการต่าง ๆ ข้อเสียมีข้อเดียว “ราคาสูง”

Data Visualization

Google Looker (ชื่อเดิม Google Data Studio)

ก่อนหน้าที่จะได้ใช้งาน Google Looker หรือชื่อเดิมคือ Google Data Studio นั้นก็เคยใช้แค่ฟังก์ชั่น Insert > Chart ใน Google Sheets เท่านั้น แต่เมื่อข้อมูลมีจำนวนมากไม่สามารถรันผ่าน Google Sheets ได้นั้นเล่นเอางงไปเหมือนกัน และเมื่อได้มารู้จักกับ Google Looker ก็รู้เลยว่าเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการทำ Business Inteligence ได้เป็นอย่างดี เกือบเทียบเท่ากับ Microsoft Power BI หรือ Tableau ได้ แต่ต่อให้ความสามารถของ Looker สู้อีก 2 เจ้าไม่ได้ แต่ด้วยความสามารถเรื่องเครื่องมือพื้นฐานที่มีให้ใช้ และ สามารถใช้งานได้ฟรี ก็เพียงพอที่จะให้เลือกใช้งาน Looker ยาว ๆ ได้ไม่ยาก

สรุป

หวังว่าการแนะนำเครื่องมือที่บริษัทใช้ในการบริหารองค์กรเบื้องต้นเหล่านี้จะมีประโยชน์สำหรับผู้อ่านซึ่งสามารถนำเครื่องมือเหล่านี้ไปปรับใช้งานได้ หากมีเครื่องมืออื่น ๆ ฝากแนะนำกันได้นะครับ